Echte Post Is Cool #4 Evaluatie

Op zaterdag 18 maart 2017 kwam Echte Post Is Cool #4 tot een einde. Tijd om terug te blikken en antwoord te geven op de prangende vraag: komt er een vijfde editie? Lees snel verder!

Echte Post Is Cool #4 evaluatie

Na drie eerdere succesvolle edities, is nu ook de vierde editie tot een einde gekomen. Jammer! Het uitpak feestje had van mij nog véél langer mogen duren maar aan alle dingen komt een eind (dat geldt helaas dus ook voor de leuke dingen!). Toch is het ook wel weer even fijn, want lieve mensen: er komt een hoop organisatie (+ tijd, energie en zweet) bij kijken.

Net als bij de derde editie hebben wij besloten om een limiet te hanteren. Uiteindelijk waren er 104 deelnemers en was het weer één groot feest! Zoals altijd sluiten wij het project af met evaluatie: wat ging er fout? Wat ging er goed? Komt er weer een nieuwe editie? Je leest het in de Echte Post Is Cool #4 evaluatie!

Wat ging er mis?

Traditiegetrouw beginnen wij maar met het slechte nieuws, voor alle ramptoeristen. 😉 Na elke editie proberen wij aanpassingen door te voeren, om het project nog beter te laten verlopen. Echter is dit niet altijd mogelijk, omdat er ook een hoop dingen buiten onze ‘macht’ gebeuren. Heel jammer! Een aantal dingen die mis gingen op een rij:

1 | Geen pakketje
Er waren een paar mensen die voor zaterdag nog geen pakketje hadden ontvangen. In sommige gevallen had het te maken met PostNL: het pakket was wel op tijd verzonden, maar had toch vertraging opgelopen. Er was één deelnemer die op zaterdag geen pakket ontving, omdat iemand de adressen had verwisseld. Ze had iemand een kaartje willen sturen en stuurde daar per ongeluk ook haar EPIC pakket naartoe. Uiteindelijk is het onderling opgelost en is het pakket doorgestuurd naar de rechtmatige eigenaar!

2 | Verklappen wie je lootje is
Waar dit precies vandaan komt weet ik niet. Volgens mij benadrukken wij elke editie dat je geheim moet houden voor je wie je shopt. Dat is toch één van de leukste elementen van dit project. Toch waren er een aantal mensen die op social media verklapten wie hun lootje was. Een aantal mensen gaf ook aan het niet leuk te vinden: ze wilden er bij het uitpakken pas achterkomen en het niet van te voren al horen. Begrijpelijk! Nogmaals: houd het geheim.
Kleine notitie: wanneer je online frankeert en de ontvanger de PostNL app gebruikt, dan kun je er dus ook al achterkomen door wie het is verzonden. Je kunt er natuurlijk voor kiezen om de zending dan niet je app te bekijken. Wat je ook kunt doen is je pakket naar het postkantoor brengen en daar het label laten maken, dan blijft het wel geheim. 🙂

3 | Drie mensen hadden geen verrassingspakketje
Wij hebben er wederom voor gezorgd dat alle deelnemers een extra verrassingspakketje zouden krijgen! Helaas waren er op zaterdag drie mensen die geen verrassingspakketje hebben ontvangen. Wij hebben het natuurlijk gelijk uitgezocht. Hebben wij soms een fout gemaakt (wat natuurlijk goed mogelijk is met 102 deelnemers) maar wij hebben alle adressen doorgegeven. Waarschijnlijk heeft het vertraging opgelopen bij PostNL..?

Wat ging er goed? Wat gaan we zo laten?

Gelukkig gingen er ook veel dingen goed en leek het weer net Sinterklaas. Natuurlijk willen wij ook deze dingen graag benadrukken. Op Instagram kun je onder onze hashtag #echtepostiscool weer genoeg vrolijke foto’s te bekijken!

1 | Verrassingspakketjes
Zoals ik al had gezegd hebben wij deze keer ook alle deelnemers weer weten te verrassen met een extra sponsorpakketje. Northflix en ik verbaasden ons eigenlijk de hele tijd hoe soepel het deze editie verliep. Er waren ook veel mensen die ons zelf benaderde met de vraag of ze iets mocht sponsoren. Toen wij vorig jaar de eerste editie van Echte Post Is Cool organiseerde liep dat wel anders.. Wij hebben toen heel veel mailtjes verstuurd en kregen vaak niet eens een reactie. Wat ook echt heel erg leuk is, is dat wij vaak hele verschillende sponsoren hebben. Grote namen zoals l’Oréal en Therme, maar ook kleinere initiatieven zoals Steuntje-in-de-rug-kaarten, Project 3 en Bespoke by You. Wij vinden het leuk om allerlei bedrijven een kans te geven en om deelnemers kennis te laten maken met verschillende producten. Mogen wij een digitaal applaus?

2 | Enthousiasme
De afgelopen weken was het weer één groot feest! Wat een gezelligheid!
Binnen no-time zaten we al helemaal vol wat betreft de inschrijvingen en tijdens het uitpakken is mijn telefoon echt helemaal ontploft met meldingen. Bijzonder dat zo’n simpel project zoveel teweeg kan brengen en dat er zulke mooie contacten ontstaan. Dat hadden Northflix en ik echt niet verwacht!

3 | Budget
Sinds de tweede editie bedraagt het budget € 7,50 (exclusief porto) en dat blijft ook zo.
Wij hebben onlangs een poll gehouden op Twitter met de vraag wat jullie van het huidige budget vinden. De meerderheid gaf aan € 7,50 een prima bedrag te vinden en als je er iets overheen gaat dan is dat je eigen keuze. Daarnaast is het ook heel laagdrempelig, zodat ook mensen met een kleiner budget kunnen meedoen en meegenieten.

4 | Aantal deelnemers
In eerste instantie boden wij plaats voor 80 deelnemers. Echter ging het aantal inschrijvingen zo ontzettend snel, dat wij toch wel heel veel mensen moesten teleurstellen. We besloten om ’s avonds de inschrijving te heropenen en de limiet op 100 te zetten. Uiteindelijk zijn het 104 deelnemers geworden. Een paar mensen waren het formulier nog aan het invullen, ondanks dat wij hem offline hadden gehaald. Zij hebben dus geluk gehad!
Naast een vraag over het budget, hebben wij ook een poll op Twitter gegooid met de vraag over het aantal deelnemers. Is dat teveel? Prima? Of te weinig? Eigenlijk vond iedereen dat ook wel prima. Het is gezellig druk, zonder dat het teveel wordt. Je hebt nog overzicht over wie er allemaal meedoet. Jullie gaven ook aan dat wanneer er teveel deelnemers gaan meedoen, het één van de zoveelste swap-projecten wordt en dat jullie ons project juist zo fijn vinden omdat het wat kleiner is. Mensen die huiverig zijn over deelname, ervaren dat bij ons juist niet. Ook niet onbelangrijk: 100 deelnemers is voor ons ook nog haalbaar. Er zit voor ons natuurlijk altijd veel werk, maar op deze manier blijft het voor ons ook nog leuk.

Wat gaan we anders doen bij de volgende editie?

Op basis van afgelopen editie, willen wij toch weer een aantal punten anders gaan doen mocht er een vijfde editie komen.

1 | De inschrijfprocedure
Het inschrijven ging tot nu toe altijd volgens het principe: “Wie het eerst komt, wie het eerst maalt”.
Toch gaf een kleine meerderheid van de mensen aan een loting eerlijker te vinden en dat vinden wij zelf eigenlijk ook wel. Niet iedereen heeft de tijd en/of de mogelijkheid om zich meteen in te schrijven als de inschrijving is geopend. Dat vonden wij toch niet helemaal eerlijk. Vandaar wij het anders willen doen bij een eventuele vijfde editie.

Er komt een 48 uur lange pre-inschrijving:

1. Je registreert kort je naam, blog en eventuele social media accounts.
2. Wij checken of er geen rotte appels tussen zitten.
3. De hoge hoed selecteert 100 deelnemers.
4. Die mensen krijgen van ons een mail met daarin:
   • de voorwaarden van EPIC (dat voorkomt hopelijk veel onnodige vragen als “Wanneer moet ik het posten? Mag ik vermelden dat ik de afzender ben?” etc.
   • de link naar het inschrijfformulier: hier kun je dan de rest van de gegevens invullen zoals je interesses/wat je niet zou willen, etc.

Op deze manier heb je dus meer tijd om het formulier in te vullen. Veel mensen gaven aan dat nu lastig te vinden, omdat ze zich snel wilden inschrijven om zeker te zijn van een deelname. Je kunt nu dus rustig nadenken over wat je wil invullen en hopelijk zorgt dit ook voor uitgebreidere formulieren.

Wij hebben ook overwogen of wij vaste deelnemers voorrang zouden geven. We hebben moeten concluderen dat voor extra werk zorgt aan onze kant en bovendien is het ook leuk om nieuwe mensen te zien. Zo kwam iemand op het idee om een moodboard te maken en te delen, om het zo voor je gever wat makkelijker te maken of hem/haar te inspireren. Wij gaan geen vaste deelnemers hanteren en dat betekent dat er kans is dat wij toch mensen moeten gaan teleurstellen. Jammer, maar het is niet anders!

2 | Geen gesloten accounts op social media
Bij het inschrijven gaven wij al aan dat je je social media kanalen open moet zetten. Er is namelijk niets zo vervelend als wanneer jouw lootje zijn/haar account op privé heeft staan en jij er niet achter kan komen waar hij/zij van houdt. Helaas hebben wij toch een aantal deelnemers moeten benaderen met de vraag hun kanalen open te zetten. Dat kost ons niet alleen tijd, maar wij vinden het ook niet leuk om te doen. Wij zijn geen politieagent en er zijn al genoeg dingen achter de schermen die onze aandacht vragen. Hier moeten wij helaas nog strenger in worden. Heb je geen blog en zijn je accounts privé bij het inschrijven? Dan kom je niet in aanmerking. Sorry!

3 | Mensen zonder blog en met inactieve social media kanalen worden uitgesloten
Dit is eigenlijk in navolging op het bovenstaande. Hier probeerden wij al zoveel mogelijk op te letten, maar met 100 deelnemers wordt dit gewoon moeilijk. Het inschrijfformulier wordt niet altijd uitgebreid ingevuld en als een laatste blogpost van een 3 maanden geleden is en er op social media ook geen recente activiteit is, dan is dat voor de gever gewoon niet leuk. Heeft zo iemand überhaupt wel zin in het project? Terechte vragen vinden wij en jullie vonden dit ook gezien onze poll op Twitter. We gaan hier dus nog strenger op letten bij de inschrijving.

Sponsoren: bedankt!

Mogen wij digitale confetti, applaus en taart alsjeblieft? Wij willen namelijk alle 15 (!) bedrijven in het zonnetje zetten die het mogelijk hebben gemaakt om iedereen van een verrassingspakketje te voorzien. Echt, onwijs bedankt! Zonder jullie was dit niet gelukt. Tof dat jullie deel wilden uitmaken van Echte Post Is Cool 4.0! (Hebben jullie je sponsor al getagd/bedankt/gemaild? Doen hoor, vinden ze leuk!)

l’Oréal | RAU Cosmetics | Therme huidverzorging | DIY Soap | Bioverzorging | A-typist | Project 3 | A.W. Bruna | Luova Tyttö | Parfum | Bespoke by You | Happy Eppy | Studio 216 | Nicole’s Choice: hartelijk dank voor de fijne samenwerking en om de vierde editie tot één groot feest te toveren!

Deelnemers

Natuurlijk willen wij ook iedereen die heeft deelgenomen aan Echte Post Is Cool hartelijk bedanken! Het was weer een feest met al die leuke en vrolijke berichtjes en foto’s op Twitter en Instagram! Het klinkt ontzettend cliché, maar het is gewoon zo. Dankjewel!

Komt er een vijfde editie?

Wij kregen weer vaak de vraag of – maar vooral wanneer – er een vijfde editie gaat komen..

*trommelgeroffel*

Wij kunnen er wederom niet onderuit (niet dat wij dat zouden willen hoor 😉 ), dus ja er komt een vijfde editie! Wanneer deze gaat plaatsvinden zeggen wij nog niet, maar het zal niet heel lang meer duren. 😉

Nogmaals: Alle bedrijven en deelnemers een hele, dikke, vette dankjewel voor jullie vertrouwen in ons als organisatie en voor jullie enthousiasme. Het blijft bizar dat ons simpele ideetje zo populair is geworden en trending topic was op Twitter. Wie wil er meedoen bij een 5e editie? Houd mijn blog en / of die van Northflix in de gaten, want wij kondigen het uiteraard tijdig aan.

Bedankt voor het lezen van de Echte Post Is Cool #4 evaluatie en een fijne maandag toegewenst!